Kaupungin työntekijöiden mahtumisen samaan taloon mahdollistaa etä- ja lähityön yhdistelmä, mutta sovittamista on silti paljon.
Aleksis Kiven kadulla sijaitsevan Tampereen kaupunginvirastotalon henkilöstö muuttaa Frenckelliin huhtikuun alkuun mennessä, sillä Valkoiseksi taloksikin kutsutun virastorakennuksen uudisrakennus- ja perusparannushanke alkaa toukokuussa.
Työn pitää jättimuutonkin keskellä jatkua keskeytyksettä. Työympäristön kehittämisprojektissa tähdätään siihen, että työnteko onnistuu mahdollisimman hyvin saumakohdissa, jotka ovat virastotalon työntekijöiden muutto Frenckelliin ja kaikkien Frenckellissä olevien työntekijöiden muutto perusparannettuun virastotaloon kolmen vuoden kuluttua.
– Tämä on eräänlainen koeponnistus vuotta 2026 ajatellen. Ensin on akuuttivaihe eli muutto, sitten totuttelu työntekoon suuremmalla porukalla yhdessä rakennuksessa. Keräämme kokemuksia ja havaintoja siitä millaista työskentely Frenckellissä on ja laitamme hyväksi havaitut tavat käytäntöön, kun paluu virastotaloon tapahtuu, muutoshanketta vetävä, Tampereen kaupungin työhyvinvointipäällikkö Sami Ylipihlaja sanoo.
Virastotalossa oli vuodenvaihteessa 280 työntekijää ja Frenckellissä 481. Määrä on yhteensä 761 ja Frenckellissä on tilat ja kalustus valmiina 535 työpisteelle. Miten siis onnistuu se, että kenenkään ei tarvitse työskennellä lattialla?
Mahtumisen samaan taloon mahdollistaa käytössä oleva etä- ja lähityön yhdistelmä.
Yksiköissä on mietitty miten tilaa saadaan vapautettua lisää.
– Hybridimallissa lähi- ja etäpäivätyöpäivät eivät jakaannu tasaisesti henkilöiden, viikonpäivien, yksiköiden eivätkä tiimien välillä. Muuttuvia tekijöitä on useita ja ne tarvitsevat yhteensovittamista. Ylimääräistä tilaa ei ole, joten työpisteiden riittävyyden takaavat käytännöt pitää miettiä tarkkaan etukäteen, Ylipihlaja toteaa.
Henkilöstö- ja hallintopäällikkö Riikka Kolkkala kertoo, että Frenckellissä on jo nyt työskennellyt useampi henkilö yhdessä huoneessa ja vapaatakin tilaa on yhdistelmämallin takia ollut.
– Yksiköissä on mietitty miten tilaa saadaan vapautettua lisää. Tärkeää on samalla muistaa koko ajan, että henkilöstön pitää saada tehtyä työnsä hyvin.
– Muutoksessa kuunnellaan jatkuvasti henkilöstöä. Ihmiset ovat erilaisia ja heidän työnkuvansa vaihtelevat, joten jokaisen kohdalla ei voi samaa mallia, Kolkkala muistuttaa.
Pormestari, konsernijohto ja osa muista virastotalon työntekijöistä on jo muuttanut Frenckelliin väistötiloihin.
Huhtikuusta alkaen kaupunginvaltuuston kokoukset siirtyvät Tampere-taloon ja osa luottamuselinten kokouksista esimerkiksi Raatihuoneelle.
Väistöaikaisia neuvottelutiloja etsitään myös muista keskustan kiinteistöistä, kuten Metsosta, Finlaysonilta ja Laikusta.
Taiteelle saadaan väistötilat kaupungin kiinteistöistä. Valtuustosalin seinällä olevan suurikokoisen Orvokkimeri-teoksen siirrosta tai suojaamisesta paikoillaan päätetään myöhemmin helmikuussa.
Virastotalon kellarissa sijaitsevalle kaupunginarkistolle on valmistunut uusi arkisto Hervantaan. Arkiston muutto kestää noin puoli vuotta.